Moin liebe Kolleginnen und Kollegen,

Da die Themen hier oftmals spezifisch sind und nur einen Teil der Kolleginnen und Kollegen betreffen, wollen wir heute beginnen über ein Thema zu berichten, dass Euch alle betrifft oder noch betreffen kann.

Das betriebliche Vorschlagswesen! –  klingt sperrig … ist es leider manchmal auch.

Daher wollen wir Euch das Thema, heute etwas näherbringen.

Wir das sind Sabrina Lambeck und Björn Stoll, die Ausschussvorsitzenden des Ausschusses für betriebliches Vorschlagswesen- kurz ABV  

Seit ca. 10 Jahren haben wir nun ein Betriebliches Vorschlagswesen unter dem Namen MyIdeas das den Namen Impulse ablöste. Einige erinnern sich vielleicht noch an den Vorgänger DMP… das Denk mit Programm.

Die Idee damals war mit neuem Namen und neuem Brand die Kultur im Betrieb zu verändern. Es sollte einen Change geben.

Ideen sollten gemeinsam mit Einreichern bearbeitet werden und alles sollte transparent und nachvollziehbar werden. Reduzierungen von Prämien wurden abgeschafft. Wirtschaftliche Gutachter, für eine Standardisierte Berechnung wurden etabliert, Der sogenannte Prämienausschuss wurde abgeschafft.

Hierzu wurde eine neue Betriebsvereinbarung geschlossen, die sehr schmal gehalten werden sollte und eine Software beschafft, die auf unsere Prozesse und Rollen zugeschnitten wurde.

Wie sieht es nun aus, 10 Jahre nach der Einführung von MyIdeas?

Haben wir nun den gewünschten Change hinbekommen? Gibt es offene Ohren für Verbesserungsvorschläge? Werden Ideen schnell, transparent und gemeinsam mit allen Rollen bearbeitet? Haben wir es erreicht, dass das Thema nun von allen offen und positiv gesehen und gelebt wird?

Unser Eindruck ist leider … NEIN

Die Fachbereiche spiegeln wider, es sei keine Kapazität für solche Themen vorhanden, die Prozesse sind sperrig und das Thema hält eigentlich nur von den „wichtigen Aufgaben“ ab. Einreicher berichten regelmäßig davon welch ein Kampf es sei ihre Vorschläge voranzutreiben und das am Ende oft die Beziehung zu den Bearbeitenden stark gelitten hat. Immer wieder bekommen wir zu hören… „Ich reiche nichts mehr ein“ … das kostet mich einfach zu viel Energie und dauert oftmals Jahre.

 

Vor einiger wurde nun für das Einreichen von Verbesserungsvorschlägen eine neue Software eingekauft. Nicht Customized und gemeinsam mit uns Betriebsräten abgestimmt, sondern als (SaS: Software as Solution, wie es heißt, wenn eine fertige Software am Markt gekauft wird). Diese Software wurde im Juli 2023 zunächst im Testbetrieb live geschaltet.

Der bereits etablierte Name MyIdeas (und das hippe Universe samt Astronauten) blieb.

Eigentlich sollte die neue Software Kostengünstiger und auch transparenter werden, das ging am Ende leider nicht ganz auf.( Aber das soll hier jetzt nicht Thema sein.)

Es sollte sich auch gar nicht viel verändern, da es bereits eine Konzernbetriebsvereinbarung gibt, die das Ideenmanagement regelt . Die neue Software sollte den bereits vorhandenen Prozess abbilden.

Und dennoch hat sich sehr viel verändert und die Rollen müssen sich erst in der neuen Software zurechtfinden. Einiges sieht anders aus, manche Funktionen gibt es gar nicht mehr, aber dafür gibt es auch neue Features und (einige) Veränderungen im Prozess.

Dem Ideenmanagement von MyIdeas war früh klar, dass die gekaufte Standardsoftware an zahlreichen Punkten (>300) ,nicht  die bisherigen Prozesse / Funktionen abbilden konnte.  So haben wir auf Konzernebene eine sehr lange Zeit mit dem Ideenmanagement darum gerungen, wie das neue Standardtool unsere Prozesse überhaupt abbilden kann. Bis zur Genehmigung der Software durch den Konzernbetriebsrat, brauchte es einen Richter in der Einigungsstelle, und einen Moderator die uns unterstützt haben einen gemeinsamen Kompromiss für die Ausgestaltung von Softwarefunktionen, Rollen, Berechtigungen und ProX Prozesse zu gestalten.

Leider verlor der Konzernbetriebsrat am Ende die Geduld in dem Thema und stimmte trotz noch vorhandener Unklarheiten und fehlender Regelungen zu den erarbeiteten Ergebnissen der dauerhaften Nutzung der Software zu.

Was geblieben ist, sind (oftmals) seehr laaaange Bearbeitungszeiten, wenig kommunikation mit den Ideengebern und diskussionen über die Angemessenheit von Prämien.

So begegnet uns oft durch einige Rolleninhaber wenig  Verständnis zu Myideas und ihre Rolle im Prozess wird  vielmehr als lästige Pflicht empfunden.  

Bei erfolgreicher Umsetzung einer Idee eine Prämie an den Mitarbeiter auszahlen zu müssen, wird anscheinend als „Gefahr“ empfunden.

Anstatt die Lösung des Einreichers und die mit der Umsetzung einhergehende Ersparnis als Gewinn für das Unternehmen zu betrachten, wird lieber viel Energie in die Diskussion über Prämienhöhen gesteckt.

So begegnen uns oft Aussagen wie:

Zitat:

„Der Mitarbeiter solle doch nun mal aufhören Verbesserungsvorschläge einzureichen“;

„Das ist viel zu viel Prämie für so eine einfache Idee“

 „Bitte beim nächsten Mal so etwas in Q-Star melden, Lösungen finden dann wir…“

„Die Prämie steht in keinem Verhältnis zum Grundgehalt des Einreichers“

„Der Mitarbeiter hat schon so viele Prämien bekommen“

„Mit der Prämie kauft sich der Mitarbeiter ein besseres Auto als ich habe, das geht nicht“

„Mit der Prämie hat der Mitarbeiter mehr Jahresgehalt als ich“

Auch in der Ablehnungsbegründung entsteht oftmals bei uns Betriebsräten und den Einreichern der Eindruck, der Inhalt des Verbesserungsvorschlages wurde nicht mal richtig gelesen und der Vorschlag einfach kategorisch abgelehnt.

Häufig begegnen wir auch Fachgutachten die gar nicht auf die Problemlösung eingehen, nach dem Motto „ Problem ist bekannt“, „es wird im Ausland an einer Lösung gearbeitet“ .

Hier wird weder Wertschätzung „vermittelt“ noch entsprechen solche Fachgutachten den Grundsätzen des betrieblichen Vorschlagswesens und Leider wird auch in solchen Fällen nur selten ein Gespräch mit dem Einreicher geführt.

Durch die mangelnde Kommunikation entstandene Missverständnisse können oft nur aufgeklärt werden, nachdem der Einreicher einen Einspruch eingelegt hat.

Auch nicht nachvollziehbar ist es, dass es bis zu 2 Jahre und länger dauert,  die bekannten 8 Fragen in der Eingangsprüfung zu beantworten, zum Beispiel ob der eingereichte Vorschlag zum Aufgabenbereich des Einreichers gehört oder nicht.

Man könnte fast den Eindruck gewinnen, dass die Fachbereiche gar nicht so genau wissen, was die Aufgabe ihrer Mitarbeiter ist.

Klingt komisch, ist aber leider so.

Aber zum Glück gibt es sie immer noch.

Die Rolleninhaber, die die mehrschichtige Sinnhaftigkeit und die Vorteile des betrieblichen Vorschlagswesens verinnerlicht haben und mit einer zeitnahen Bearbeitung und Umsetzung einen großen Nutzen für das Unternehmen schaffen. Genau wie die Mitarbeiter, die nicht müde werden ihr Know-How und Ihre Ideen einzureichen damit unsere Produkte und Prozesse kontinuierlich besser werden.  

Vielen Dank weiter so!

Denn im Rahmen des betrieblichen Vorschlagswesens wird nicht auf Probleme hingewiesen, sondern eine Lösung präsentiert. Es werden Kosten reduziert, der Gewinn des Unternehmens und die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert.

Reine Hinweise auf Fehler und Probleme ohne Lösung hingegen, werden in Q-Star bearbeitet ;O)

Ein umgesetzter Verbesserungsvorschlag bringt immer eine Einsparung für das Unternehmen, im Durchschnitt sogar für die nächsten 5 Jahre und darüber hinaus!

Der Einreicher wird aber nur am Nutzen im ersten Jahr nach Umsetzung beteiligt.  Daher ist unsere Bitte bei der Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen den Focus und die Energie auf die Einsparung für das Unternehmen zu richten und nicht auf eventuelle Prämien des Einreichers. Immerhin profitiert, auch im ersten Jahr, hauptsächlich das Unternehmen am Nutzen des Vorschlages.

Das Mitdenken unserer Kolleginnen und Kollegen sollte gefördert werden und die Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen sollte grundsätzlich gemeinsam mit den Einreichern von Verbesserungsvorschlägen, und nicht gegen diese erfolgen.

Eine Transparente Bearbeitung steigert auch das Verständnis der Kolleginnen und Kollegen, insbesondere wenn eine Idee mal nicht umgesetzt werden kann.

Eine WIN-WIN-WIN Situation- könnte es sein.

Fazit :

Es ist nicht die Software, der Astronaut auf der Hochglanzbroschüre oder die fancy Bezeichnung, die ein erfolgreiches betriebliches Vorschlagswesen ausmachen, sondern die Einstellung und Akzeptanz der jeweiligen Rollen. 

Um hier also das volle Potential auszuschöpfen, müssen es alle Beteiligten wollen und gemeinsam an den Verbesserungsvorschlägen arbeiten, anstatt nur obligatorisch, manchmal leider auch erst nach Jahren, das System zu befriedigen.

An dieser Stelle ein sinngemäßes Zitat einer Führungskraft als Motto:

Wir brauchen weniger Ablehnung gegenüber MyIdeas in form von „…geht nicht weil….“

Und dafür mehr gemeinsame Bearbeitung in Form von „es könnte gehen, wenn…“

 

Neuerungen im Tool

Wie schon erwähnt, gibt es viele Neuerungen im Tool und im Prozess. Um Eure Aufmerksamkeit nicht allzu lange zu strapazieren, wollen wir Euch jetzt nur kurz auf zwei davon aufmerksam machen:

• Kein Haupteinreicher bei gemeinsamen Einreichen eines Vorschlages mehr!

Man konnte auch im „Alt-System“ bereits gemeinsam mit Kollegen eine Idee einreichen. Derjenige, welcher die Idee eingegeben hat, war der Haupteinreicher, dieser hat auch die Idee niedergeschrieben, die Prämienverteilung festgelegt und ggf. einen Einspruch geschrieben.

Im neuen Tool gibt es keinen Haupteinreicher mehr. Alle als Einreicher hinzugefügten Personen können eigenständig

• Den Ideen-Entwurf bearbeiten
• Die Prämienverteilung im Status Entwurf verändern
• Die Idee einreichen.
• Den Einspruch einlegen

Es obliegt somit den Einreichern sich bzgl. dieser Punkte zu einigen. So ist eine Veränderung des Vorschlagstextes und dazugehöriger Anhänge oder die Prämienverteilung nach Einreichen eines Vorschlages durch Miteinreichende nicht mehr möglich. Gleiches gilt für einen gesendeten Einspruch.

 

Einspruchsprozess

Neu ist außerdem,

• Dass sich, nach dem senden eines Einspruches, der Status NICHT mehr auf Einspruch ändert, sondern im aktuellen Status verbleibt ( z.b. Bei Ablehnung in der Eingangsprüfung „Nicht Zugelassen“)
• Dass der Status Einspruch von der SAS Software offensichtlich nicht vorgesehen und wohl nicht mehr abgebildet werden kann.
• Dass der Einspruch im System erst nach formaler Bestätigung eines Ideenmanagers im Tool sichtbar wird.

Unser Tipp:

Meldet euch bei eurem zuständigen Betriebsrat zur frühzeitigen Einbindung und Unterstützung im Einspruchsprozess. Denn wir Betriebsräte sehen euren Einspruch auch erst nach Freigabe des Ideenmanagers.

Ihr findet uns direkt im Tool als Mitarbeitervertreter unter eurer Idee oder meldet euch bei uns im ABV   - Wir sitzen im Gebäude 123 Raum 201?

Das soll es für heute erstmal gewesen sein.

Bei der Nächsten BV im Dezember werden wir weiter berichten und können heute schon sagen, dass es Unklarheiten im Prozess gibt die aus unserer Sicht dringend einer Klärung bedürfen.

Seid gespannt…..

Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit!